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Busca por Foco, um Desafio Diário

Profissionais são interrompidos por e-mail ou telefonema cada 11 minutos, em média. Os executivos que costumam se queixar da falta de tempo para a execução de tarefas simultâneas precisam rever seus conceitos. O principal motivo para a incapacidade das pessoas em realizar vários trabalhos ao longo de um mesmo período pode não ser, verdadeiramente, um excesso de trabalho, mas sim a falta de foco do profissional em relação às ações que precisa cumprir.

Segundo recente pesquisa realizada nos Estados Unidos, um profissional só consegue se manter focado em uma tarefa por no máximo 11 minutos, em média, até que tenha sua atenção roubada por um novo e-mail ou um telefonema. E, cada vez que interrompe as atividades, ele precisa de cerca de 25 minutos para retomar o grau de concentração anterior. Desta maneira, pode perder até duas horas diárias por conta da falta de foco em suas tarefas.

O especialista em produtividade pessoal e empresarial Christian Barbosa, da consultoria Tríade do Tempo, diz que a falta de foco é um problema sutil e sorrateiro, que exige muita determinação para ser vencido. “Algumas pessoas têm uma tendência natural a serem mais organizadas e a seguirem processos. Outras, por suas vez, são tão desorganizadas e avessas às regras que têm mais dificuldades para adquirir novos hábitos de produtividade”, comenta Barbosa.

Segundo ele, a falta de foco no trabalho pode ter três origens diferentes: fisiológica, pessoal ou corporativa. As duas últimas podem - e devem - ser atacadas, tanto pelos profissionais quanto pelas corporações. No aspecto pessoal, estão as pessoas que dedicam grande parte do tempo a coisas irrelevantes para o trabalho e aquelas que, infelizes na função, procuram melhorar o seu dia com afazeres externos.

A empresa, porém, também tem sua parcela de culpa, com ambientes facilitadores da dispersão (ausência de baias individuais, por exemplo) e não estabelecendo limites para o uso de e-mail e internet.

Aliás, o e-mail é um dos inimigos do foco no trabalho. Por isso, orienta Barbosa, o ideal é que se estabeleçam horários para verificar a chegada de novas mensagens. “Quando o profissional vê a ‘cartinha’ que aponta a chegada de um novo e-mail, acaba parando para ver do que se trata. Depois, até retomar o nível de concentração, já perdeu vários minutos.”

Conforme o especialista, para que consiga manter a atenção nas tarefas que realmente importam, o profissional deve enumerar e priorizar as atividades e desligar-se de tudo o que possa chamar a sua atenção durante a execução de um determinado trabalho. Outra medida interessante é tentar resolver inicialmente coisas rápidas, que tomam de três a cinco minutos (como dar um telefonema ou enviar um e-mail), eliminando-as da lista de tarefas a serem executadas. “Há pessoas que rendem melhor de manhã, outras à tarde e outras no começo da noite, por exemplo. O profissional deve deixar as tarefas mais complexas para aquele período do dia em que ele costuma trabalhar melhor.”

De acordo com uma pesquisa realizada pela Tríade do Tempo, os brasileiros dedicam menos de um terço de seu tempo (30,45%) a atividades realmente importantes para o trabalho. No levantamento, o tempo dedicado à execução das tarefas foi dividido em três esferas de relevância: importante, urgente e circunstancial.

Uma das premissas para que o profissional consiga gerencial o tempo de forma eficiente é que os itens importantes a serem feitos nunca são urgentes. Para explicar, o especialista cita o exemplo de uma pessoa que precisa ir ao cardiologista realizar um check-up. “Isso é uma tarefa importante a ser feita, em um determinado dia do mês, marcada com antecedência. Agora, se você tem um infarto, sua consulta ao cardiologista não é mais importante: passou a ser urgente. Neste caso, uma tarefa importante pode se tornar urgente se não for feita no tempo previsto.”

A pesquisa da Tríade do Tempo aponta que os brasileiros dedicam 39,47% a coisas urgentes e 30,09% a tarefas circunstanciais. No total, foram ouvidas 4.287 pessoas. “Muitos passam a vida entre urgências e circunstâncias. Aqui se encontram os maiores casos de estresse, pois essas pessoas absorvem, além das urgências, todas as circunstâncias que aparecem”, finaliza Barbosa.

Gazeta Mercantil, Vida Executiva, Marcelo Monteiro, 24/07/2007

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